Softverske platforme nove generacije: od EDI sistema do cloud TMS-a

Pre desetak godina nalog za prevoz je često stizao mejlom, dispečer ga je prepisivao u Excel, a klijent je za status kamiona zvao telefonom. Danas veliki deo tog posla radi softver: cloud TMS prima nalog, planira turu, prati vozilo i javlja klijentu kad roba stigne na granicu ili na istovar.

Za firmu koja šalje robu razlika se vidi u svakodnevici - manje poziva, manje prepisivanja, ranije saznanje da nešto kasni. TRON TLS organizuje drumski transport između Srbije i Evrope, kombi prevoz, špediciju i carinjenje, a pošiljke prati GPS-om 24/7.

U ovom tekstu objašnjavamo kako su se logistički softveri razvijali od EDI razmene do cloud platformi i šta to praktično znači za vas kao pošiljaoca.

EDI: prvi korak ka poslovanju bez papira

EDI (Electronic Data Interchange) je standardizovana razmena poslovnih poruka između računarskih sistema dve firme: porudžbina, otpremnica, faktura, najava isporuke. Najrašireniji standardi su EDIFACT u Evropi i ANSI X12 u SAD. Veliki trgovinski lanci i proizvođači iz automobilske industrije i danas od dobavljača i prevoznika traže EDI vezu.

EDI je rešio problem papira, ali ima jasna ograničenja:

• svaka nova veza sa partnerom traži posebno mapiranje poruka i testiranje
• poruke se često šalju u paketima, pa podaci kasne za stvarnim stanjem
• sistem je zatvoren - dobro radi između dve velike firme, a teško se širi na manje prevoznike i podizvođače
• podešavanje i održavanje traže specijalistu

EDI zato nije nestao. Postao je jedan od kanala kroz koje moderna platforma prima podatke.

Problem rascepkanih alata

Tipična slika u firmi bez integrisane platforme: poseban program za skladište, Excel za planiranje tura, mejl i telefon za komunikaciju sa vozačima, ručno prepisivanje podataka za fakturu.

Posledice se ponavljaju:

• isti podatak se unosi tri puta, svaki put sa novom šansom za grešku
• pogrešan broj paleta ili težina otkrije se tek na utovaru ili na granici
• niko u firmi nema celu sliku u istom trenutku
• odluke se donose na osnovu informacija starih nekoliko sati

Šta radi cloud TMS

TMS (Transport Management System) je softver za planiranje, izvršenje i praćenje transporta. Cloud verzija radi na serverima dobavljača i koristi se preko browsera ili mobilne aplikacije, bez sopstvene serverske sobe i bez instalacije na svakom računaru.

U praksi cloud TMS:

• prima naloge od klijenata - ručno, preko portala, EDI-jem ili API-jem
• predlaže raspored tura i spaja zbirne pošiljke u isti kamion ili kombi
• povezuje se sa GPS uređajima u vozilima i prikazuje gde je roba
• generiše prateću dokumentaciju za transport
• šalje klijentu obaveštenja o utovaru, prelasku granice i isporuci
• predaje podatke ERP sistemu za fakturisanje

Savremene platforme često spajaju TMS sa WMS-om (softverom za upravljanje skladištem) i ERP-om, pa nalog, zaliha i faktura žive u istom sistemu. Nadogradnje rade centralno, a sistem se lako širi kad firma dobije nove klijente ili rute.

API integracije: sistemi koji razgovaraju bez posrednika

API je dogovoreni način na koji dva programa razmenjuju podatke bez čoveka u sredini. Za razliku od EDI paketa, API poziv dobija odgovor odmah.

Primer: web prodavnica klijenta pošalje porudžbinu, TMS automatski otvori nalog za prevoz, a broj za praćenje se vrati u prodavnicu - bez ijednog mejla i bez prepisivanja. Što je manje ručnih unosa, to je manje grešaka u adresama, težinama i broju koleta.

Analitika i veštačka inteligencija

Kad su svi podaci na jednom mestu, mogu da se analiziraju. Platforme danas nude:

• procenu vremena dolaska (ETA) na osnovu GPS pozicije, saobraćaja i istorije sličnih tura
• optimizaciju ruta i popunjenosti vozila
• upozorenje kad tura odstupa od plana
• izveštaje o troškovima po ruti, klijentu ili vozilu

Modeli veštačke inteligencije uče iz prethodnih tura - recimo koliko se realno čeka na određenom graničnom prelazu petkom popodne - i na osnovu toga koriguju plan. Odluku i dalje donosi dispečer, ali je donosi ranije i sa boljim podacima.

Primer iz prakse: kašnjenje na granici

Kamion sa robom za Nemačku stoji u koloni na izlasku iz Srbije duže nego što je planirano.

Bez platforme: dispečer saznaje kad vozač pozove, klijent saznaje kad sam pozove dispečera, a magacin u Nemačkoj uzalud drži slobodnu rampu.

Sa platformom: sistem vidi da vozilo stoji, pomera procenu dolaska i šalje ažuriran ETA klijentu i primaocu. Primalac na vreme pomera termin istovara, a carinski agent na odredištu zna kada da očekuje pošiljku.

Veza sa carinom i dokumentacijom

U međunarodnom transportu platforma vredi onoliko koliko dobro razmenjuje podatke sa špediterom i carinskim agentom. Podaci o robi - opis, tarifni broj, vrednost, težina - unose se jednom i prate pošiljku do carinjenja, umesto da se prepisuju sa fakture u deklaraciju. Tranzitni postupak u Srbiji se već vodi elektronski, kroz sistem NCTS.

Digitalizacija samih transportnih dokumenata, uključujući elektronski CMR (e-CMR), posebna je tema kojoj smo posvetili zaseban tekst na blogu. Ako vam treba pomoć oko dokumentacije za uvoz ili izvoz, pogledajte stranu špedicija i carinjenje.

Bezbednost podataka u cloud-u

Prelazak u cloud ne znači manje bezbednosti, ali traži disciplinu:

• šifrovanu komunikaciju između sistema
• dvofaktorsku prijavu za sve korisnike
• jasna prava pristupa - vozač ne vidi cene, klijent vidi samo svoje pošiljke
• redovne rezervne kopije i plan za slučaj da servis nije dostupan

Pri izboru dobavljača vredi pitati gde se podaci fizički čuvaju i koliko brzo se sistem vraća posle ispada.

Izazovi uvođenja

Softverska platforma ne rešava ništa sama od sebe. Najčešće prepreke su:

• početni trošak licenci i integracija
• obuka dispečera, vozača i administracije
• povezivanje sa starim ERP-om i postojećim EDI vezama
• loši šifarnici adresa i artikala koji se iz starog sistema prenesu u novi

Firme koje uspešno uvode TMS obično počinju od jednog procesa, na primer praćenja i obaveštavanja klijenata, pa tek onda šire sistem na planiranje i fakturisanje.

Često postavljana pitanja

Da li je EDI zastareo?

Ne. EDI se i dalje koristi, naročito kod velikih trgovinskih lanaca i proizvođača. Moderni TMS ga obično podržava kao jedan od načina prijema naloga, uz API i web portal.

Koja je razlika između TMS-a i ERP-a?

ERP vodi poslovanje firme u celini - finansije, nabavku, prodaju, zalihe. TMS je specijalizovan za transport: planiranje tura, praćenje vozila i dokumentaciju. Najbolje rade kada su povezani.

TRON TLS i digitalni alati u transportu

TRON TLS prati pošiljke GPS-om 24/7, a na špediciji i carinjenju sarađuje sa carinskim agentima, tako da podaci o robi prate pošiljku od utovara do carinjenja. Ako planirate redovan transport između Srbije i Evrope, kontaktirajte nas i dogovorićemo kako ćete dobijati informacije o svojim pošiljkama.